DIRECTIVA Nº 060-2006-ME/SG

Normas para la recolección, acopio, almacenaje, modulado, distribución y rendición de cuentas de la recolección de útiles escolares lápiz y papel en el marco de la Movilización Nacional por la Educación

[ Ver documentos anexos de esta directiva ]

I. FINALIDAD

La presente directiva tiene por finalidad normar la recolección, acopio, almacenaje, modulado de paquetes, distribución y rendición de cuentas de los útiles escolares obtenidos a través de recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, en el marco de la MOVILIZACIÓN NACIONAL POR LA EDUCACIÓN.

II. OBJETIVOS

  1. Orientar a todas las Instituciones Educativas, Unidades de Gestión Educativa Local, Direcciones Regionales y Ministerio de Educación con relación a la determinación de los centros de acopio, almacenaje, modulado, distribución y rendición de cuentas de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL.
  2. Asegurar la veracidad, transparencia y oportunidad del proceso de ejecución de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, normada en el marco de la MOVILIZACIÓN NACIONAL POR LA EDUCACIÓN con la Directiva Nº 45 -2006 - ME - DM.

III. BASES LEGALES

IV. ALCANCES

V. DISPOSICIONES GENERALES

  1. Responsabilidades
    1. Ministerio de Educación.
      El Ministerio de Educación (MED) norma, planifica, organiza, monitorea, evalúa y rinde cuenta de las diferentes etapas de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL - 2006.

      La Secretaria General a través de la Oficina General de Administración, es la responsable de todo el proceso de recepción, acopio, almacenaje, modulación de paquetes con personal de apoyo y grupos voluntarios autorizados, y distribución de lo recolectado a las instituciones educativas focalizadas.
      Asimismo, será responsable de la rendición de cuentas de los útiles escolares recolectados y distribuidos, a nivel de la sede central y del acopio de información de las UGEL y DRE a nivel nacional. Esta información será trasladada a los responsables de la Movilización Nacional por la Educación, en el MED para su consolidado.
    2. Direcciones Regionales de Educación (DRE) y Unidades de Gestión Educativas Local (UGEL), con sus respectivos Comités de Emergencia Educativa

      Las DRE planifican, organizan, ejecutan, monitorean, evalúan e informan al MED sobre los resultados de la recolección y distribución de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, orientando la intervención de las UGEL de su jurisdicción.

      Los Directores de las DRE y UGEL, organizan, conducen e impulsan la recolección de útiles escolares LAPIZ Y PAPEL en todas sus etapas. Asimismo, deberán informar y difundir entre las instituciones públicas, privadas y población en general las fechas, ubicación de los centros de acopio y destino de los útiles escolares.

      Los responsables de las áreas de administración de las UGEL y DRE, tienen a su cargo el acopio, recolección, almacenaje, modulación, distribución y consolidado de información en su ámbito (consolidado que deberá ser reportado a la Oficina de Administración del MED). Asimismo, son responsables de la rendición de cuentas de la recolección de útiles escolares en sus respectivas jurisdicciones
    3. Instituciones Educativas Beneficiarias
      Las UGEL, a través de la Oficina de Administración o quien haga sus veces asegurarán la entrega oportuna de los útiles escolares a los estudiantes de las IIEE atendidas en función a sus mayores necesidades.
      Como constancia de ello, los directores de la IE firmarán y sellarán el Acta correspondiente (Anexo 01: Acta de Recepción); copia de dichas Actas de Recepción, serán remitidas a la Oficina de Administración del MED, las mismas que serán derivadas a los responsables de la Movilización Nacional por la Educación, para su consolidado

      El director de la IIEE beneficiaria deberá:
      • Brindar información veraz respecto al número de estudiantes asistentes, para que sean beneficiarios de los módulos de útiles escolares
      • Certificar la recepción de los útiles escolares, firmando el Acta correspondiente.
      • Elevar un informe a la instancia inmediata superior, de recepción y distribución de los módulos de útiles escolares a los estudiantes de su institución educativa.
      • Brindar información del proceso de distribución a los padres de familia y comunidad en general.
      El CONEI cumplirá el rol de vigilancia con la finalidad de velar por la transparente distribución de los kits de útiles escolares en su institución educativa.
    4. Transparencia de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL
      La UGEL, DRE y el MED solicitarán a una institución representativa de la sociedad civil o personalidad destacada de la comunidad como veedor de todo el proceso de recolección y distribución que garantice la honestidad y transparencia del mismo.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

Etapas
La Recolección de Materiales se realizará a través de etapas que se deberán desarrollar, de preferencia, en los plazos establecidos, tanto a nivel nacional (a cargo del MED) como a nivel regional (DRE y UGEL).

  1. ETAPA: Planificación

    El Ministerio de Educación, brinda orientaciones específicas para el desarrollo de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL-2006, a nivel nacional.

    Las DRE y UGEL, planifican las acciones de lanzamiento, difusión, coordinación, recolección, distribución y rendición de cuentas, de útiles escolares LAPIZ Y PAPEL, a partir de las orientaciones establecidas en la presente directiva.
  2. ETAPA: Lanzamiento, difusión y coordinación:

    El lanzamiento oficial de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, será encabezado por el Ministro de Educación en la Sede Central, el Director Regional y los Directores de UGEL en sus jurisdicciones, comprometiendo desde el evento de lanzamiento, a la máxima autoridad de la región.

    A partir de la normatividad establecida, las diversas instancias del sector, ejecutarán acciones de sensibilización, difusión, coordinación y lanzamiento de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, considerando diversas estrategias de convocatoria acordes con el tipo de instituciones de las que se trata (entrevista con medios de comunicación masiva, desayunos empresariales, cartas a grupos culturales y artísticos, etc.) invitando a participar de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL.

    Será importante considerar que algunas instituciones o empresas, de acuerdo a su especificidad industrial o comercial, podrían ser invitadas a participar como donantes potenciales. Asimismo, deberá invitarse a grupos de voluntarios para la modulación, para el control y vigilancia en la distribución a instituciones educativas, para acciones de difusión y la distribución a las provincias e Instituciones Educativas y otras posibilidades que la región estime.
  3. ETAPA: Recolección
    1. Alianzas estratégicas con el Gobierno Regional. Recolección a nivel de organizaciones, empresas e instituciones públicas, privadas y ciudadanía en general.
      Antes y después del lanzamiento oficial de la Recolección de útiles escolares, los equipos organizadores de las DRE y UGEL, establecerán diversas vinculaciones con el Gobierno Regional, instituciones públicas, privadas, empresas y población en general, animando y comprometiendo su participación.
      La UGEL, DRE y el MED responsables de recolección de útiles escolares, LÁPIZ Y PAPEL, en su instancia, sugerirán a las empresas, organizaciones, instituciones y público en general, la donación de kits que contengan un paquete básico de útiles (Anexo 02: Propuesta de paquete básico de útiles escolares). Por otro lado es importante considerar los aportes individuales de ciudadanos y organizaciones diversas que cuentan con útiles escolares no organizados en paquetes básicos, que contribuyen igualmente a la responsabilidad social por la Educación.

      Al concluir esta etapa, las Instituciones públicas, privadas y población en general, procederán a la entrega formal de los útiles escolares en los centros de acopio de su ámbito. (Anexo 3: Formato 1 y Anexo 4: Formato 1-A)
    2. De los Centros de Acopio y almacenamiento
      El Ministerio de Educación, las DRE y las UGEL, harán de conocimiento público la ubicación de los centros oficiales de acopio en su jurisdicción y los horarios de atención.

      La atención en los centros de acopio y almacenamiento en las UGEL, DRE estará a cargo de sus respectivas Áreas de Administración y en el MED estará a cargo de personal especializado de la Oficina de Administración, en cada una de las instancias; y en caso de contar con el aporte de grupos institucionales de voluntarios autorizados, éstos estarán también bajo su responsabilidad. La recepción de las donaciones, serán registradas en las UGEL y las DRE por los responsables de sus respectivas Áreas de Administración y en el MED por los responsables de la Oficina de Administración, a través de la unidad correspondiente (almacén), haciendo uso de los formatos que esta unidad utiliza en su instancia, para este tipo de procedimiento; documentos que serán refrendados por las autoridades que por norma le corresponda.
      Asimismo, todos los donantes recibirán una constancia de recepción de lo donado, emitida por el responsable del centro de acopio.
      Para efectos de deducciones tributarias, las empresas donantes solicitarán se les expida la Resolución de aceptación de donación correspondiente.
      El Ministerio de Educación, las DRE y UGEL, realizarán acciones de monitoreo y control del proceso de acopio y almacenamiento, acompañados por los veedores correspondientes que aseguren la transparencia del proceso, asentando Actas de lo actuado.
      Los centros de acopio deberán contar con accesibilidad del público donante, seguridad y condiciones básicas que eviten el deterioro del material.

      Todo material que ingrese a almacén, pasa a ser propiedad del Sector, quedando bajo responsabilidad y tutela de la autoridad competente en cada instancia, siendo las Áreas de Administración de las DRE y UGEL y la Oficina de Administración del MED, a través de las unidades correspondientes, los responsables del proceso de almacenaje, modulación de paquetes, y distribución a las instituciones educativas. Estos materiales deberán internarse bajo la normatividad del Sistema de Abastecimiento, Manual de Administración de Almacenes para EL Sector Público, Sistema de Contabilidad Gubernamental y las Normas Técnicas de Control interno para el Sector Público (Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG ).

      Para afectos de la vigilancia, se coordinará con alguna institución o persona de reconocida conducta, que vele por el cumplimiento de las orientaciones alcanzadas en esta directiva, el cuidado, la modulación y la distribución de los útiles escolares para cada estudiante.
    3. Modulación de los materiales en kits
      Los responsables de almacén de la UGEL, DRE y MED, elaboran los paquetes de útiles escolares con personal de apoyo y grupos de voluntarios comprometidos formalmente en la tarea. Se modularán los materiales a ser distribuidos en las instituciones educativas de su ámbito, ciñéndose a la propuesta de kits por nivel, la que podrá ser adecuada de acuerdo a las cantidades reales recolectadas.
  4. ETAPA: Distribución de Útiles Escolares (Kits)
    La distribución de los útiles escolares es responsabilidad de las Áreas de Administración de cada UGEL, DRE y de la Oficina de Administración del MED, asegurando que éstos lleguen a los estudiantes de las IIEE focalizadas como prioridad, tomando en cuenta las nóminas de matrícula. Los útiles escolares excedentes se distribuirán a otras Instituciones Educativas de su ámbito determinado por la DRE o UGEL correspondiente, cuyas características sean similares respecto a situación socioeconómica y ubicación geográfica y tomando en cuenta las nóminas de matrícula. (Anexo 5: Formato 2 Nota de Entrada a Almacén y Anexo 6: Formato 3 Pedido Comprobante de Salida)

    Los kits, se distribuirán de acuerdo a los cuadros de distribución autorizado por la Oficina responsable de la UGEL, DRE y el MED; y se entregarán los materiales educativos, mediante el documento fuente Pedido Comprobantes de Salida (PECOSA), los cuales deberán ser devueltas selladas y firmadas por la UGEL y/o IIEE respectiva, dentro de un plazo que no exceda más de 05 días hábiles de recepcionada los kits; así como también, las Actas de Recepción debidamente suscritas por las II.EE, dentro de un plazo no mayor de 15 días hábiles.

    La UGEL, DRE deberán establecer convenios, alianzas u otros, con medios de transporte, gobiernos locales y fuerzas armadas o grupos de voluntarios, que posibiliten la distribución de los materiales a cada una de las IIEE beneficiarias, con la debida documentación fuente (Pedido Comprobante de Salida); dichos medios de transporte deberán de contar con la autorización respectiva, de la Oficina responsable de la elaboración de los cuadros de distribución. Esta acción en el MED se realizará a través de la Oficina de Coordinación de la Movilización Nacional por la Educación.

    El MED, distribuirá los útiles escolares recolectados, a las instituciones educativas de las regiones con mayores carencias, complementando de esta manera lo obtenido en la recolección regional y local realizada. Para ello coordinará con la Oficina de Movilización Nacional por la Educación y tomará en consideración los reportes formulados y remitidos oportunamente por las DREs.

    Los responsables de la Movilización Nacional por la Educación deberán asegurar que las Direcciones Nacionales de Educación y oficinas del MED, según su competencia, realicen acciones de monitoreo continuo, a fin de certificar que los Kits educativos lleguen a las IIEE y de esta manera se cumpla con el objetivo de LAPIZ Y PAPEL.
  5. ETAPA: Rendición de Cuentas
    Las UGEL, DRE y el MED asegurarán la transparencia de la recolección de útiles escolares LÁPIZ Y PAPEL, poniendo a disposición de la Comunidad en general los reportes consolidados, el proceso de distribución y cargos de entrega a las IIEE priorizadas. Solicitarán la participación de una entidad representante de la sociedad civil para que asuma la función de vigilancia durante el proceso para una distribución puntual y respetuosa de los objetivos propuestos.

    El MED remitirá a las Unidades de Gestión Educativa y Direcciones Regionales, los documentos fuentes contables de distribución (Pedido Comprobante de Salida -PECOSA) para su respectivo conocimiento y conciliación-contables.

    El MED, a través de la Oficina de Administración acopia toda la información de la recolección y distribución en todo el país. Esta información es trasladada al equipo de movilización del MED para su sistematización y consolidado, el mismo que será presentado en acto público, junto con la entidad de vigilancia.

    El MED, presentará la información en un boletín electrónico y a través de la página web, con los cuadros consolidados y las metas alcanzadas en cada una de las regiones y a nivel nacional.

VII. CRONOGRAMA

ETAPAS FECHAS
1ª. Etapa: planificación y organización Primera quincena  de marzo
2ª. Etapa: difusión y coordinación Marzo
Lanzamiento Nacional
(Las regiones podrán hacer el lanzamiento en sus ámbitos   de acuerdo a su realidad, sin embargo deberá hacerse necesariamente en el mes de marzo) 		21 de marzo
3ª. Etapa: Recolección en:
  • Instituciones, organizaciones o empresas.
  • Centros oficiales de acopio y almacenamiento.
  • Recolección Nacional
  • Recolección Regional
 Marzo
Semana del 21 al 24 de marzo (días centrales)

Marzo - Abril
4ª. Etapa: Modulación y envío de los Cuadros   de Distribución por la Oficina responsable de la elaboración de dichos cuadros. Abril
5ª Etapa: Distribución
  • Reporte de pecosas de recepción de útiles escolares de las UGEL/DRE a MED para su consolidado.
  • Reporte de las UGEL/DRE Actas de Entrega de útiles escolares a IIEE  para consolidado.
 Mayo

17 de mayo
31 de mayo
5ª. Etapa: Rendición de cuentas 14 de junio

VIII. DISPOSICIONES FINALES

Toda situación no contemplada en la presente Directiva será resuelta por la instancia responsable de cada ámbito:

[ Ver documentos anexos de esta directiva ]